AoSSaGCJ, Vol. 5, Issue 2, (2025) page 98-108

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

ISSN: 2988-7968 (Online)

Journal Homepage: https://jurnal.ucy.ac.id/index.php/AoSSaGCJ/index

10.47200/aossagcj.v5i2.3324 aossagcj@gmail.com

Pengaruh Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

Terhadap Kualitas Pelayanan Administrasi Siswa di

SMK Muhammadiyah 3 Terpadu Pekanbaru

Ahmad Anshori

a,1

, Ani Susiani

b,2

, Nady Ainulyaqin

c,3

, Mahfuzah Ilma daulay

d,4

, Rizky Fadillah

e,5

a,b,c,d,e

Islamic Education Management, Tarbiyyah and Teacher Training Faculty, Sultan Syarif Kasim State

Islamic University

ahmadanshori@uinsuskariau.ac.id,

[email protected]om,

ainulyaqinnadi@gmail.com,

mahfuzahilmadl[email protected],

rizkifadilla[email protected]

Corresponding Author: Asusia[email protected]

INFO ARTIKEL

ABSTRAK

Sejarah Artikel:

Diterima: 27 September 2025

Direvisi: 25 Oktober 2025

Disetujui: 20 November 2025

Tersedia Daring: 1 Desember

2025

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengaruh penerapan

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIM-Pendidikan) terhadap

kualitas pelayanan administrasi siswa di SMK Muhammadiyah 3.

Menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif, data dikumpulkan

melalui observasi langsung dan wawancara dengan tenaga

administrasi dan guru. Analisis data dilakukan melalui proses reduksi

data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan untuk

mengidentifikasi pola penggunaan SIM serta dampaknya terhadap

layanan administrasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan

SIM, seperti e-Raport dan Pijar Online, memberikan dampak positif

pada efisiensi, akurasi, transparansi, dan kepuasan layanan. Data

wawancara memperlihatkan peningkatan kecepatan pengolahan nilai,

penurunan kesalahan input, serta kemudahan akses informasi bagi

siswa dan orang tua. Meskipun begitu, efektivitas SIM masih

dipengaruhi oleh keterbatasan infrastruktur digital, literasi teknologi

pengguna, dan dukungan manajerial. Oleh karena itu, peningkatan

kompetensi SDM dan penguatan sarana teknologi menjadi kunci

keberhasilan transformasi digital sekolah.

Kata Kunci:

Efisiensi layanan

administrasi

Sistem informasi digital

Transformasi digital

ABSTRACT

Keywords:

Efficient administrative

services

Digital information systems

Digital transformation

This study aims to describe the impact of the implementation of the

Education Management Information System (EMIS-Pendidikan) on the

quality of student administration services at SMK Muhammadiyah 3.

Using a descriptive qualitative approach, data were collected through

direct observation and interviews with administrative staff and teachers.

Data analysis was conducted through data reduction, data presentation,

and conclusion drawing to identify MIS usage patterns and their impact

on administrative services. The results show that the implementation of

MIS, such as e-Raport and Pijar Online, has a positive impact on

efficiency, accuracy, transparency, and service satisfaction. Interview

data showed an increase in the speed of grade processing, a decrease in

input errors, and ease of access to information for students and parents.

However, the effectiveness of MIS is still influenced by limitations in

digital infrastructure, user technological literacy, and managerial

support. Therefore, improving human resource competency and

strengthening technological facilities are key to the success of school

digital transformation.

Mahfuzah Ilma Daulay, Rizky Fadillah

This is an open access article under CC BY-SA license

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

How to Cite: Anshori, A., Susiani, A., Ainulyaqin, N., Daulay, M. I., & Fadillah, R. (2025).

Pengaruh Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Terhadap Kualitas

Pelayanan Administrasi Siswa di SMK Muhammadiyah 3 Terpadu Pekanbaru.

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal, 5(2), 98–108.

https://doi.org/10.47200/aossagcj.v5i2.3324

1. Pendahuluan

Madrasah sebagai lembaga pendidikan berbasis Islam tidak hanya berfungsi sebagai tempat

transfer ilmu pengetahuan dan nilai-nilai keagamaan, tetapi juga memiliki tanggung jawab dalam

memberikan layanan administrasi yang baik kepada seluruh warga madrasah, khususnya siswa.

Administrasi siswa merupakan salah satu aspek penting yang berhubungan langsung dengan

pengelolaan data dan kebutuhan siswa, mulai dari proses pendaftaran, pengelolaan data

akademik, penerbitan dokumen resmi, hingga layanan surat-menyurat.

Kualitas pelayanan administrasi siswa di madrasah menjadi faktor penentu dalam

mendukung kelancaran proses belajar mengajar. Layanan yang cepat, tepat, ramah, dan

transparan tidak hanya memudahkan siswa, tetapi juga meningkatkan kepuasan orang tua serta

citra positif madrasah di mata masyarakat. Sebaliknya, pelayanan administrasi yang lambat,

berbelit-belit, dan kurang profesional dapat menurunkan kepercayaan terhadap madrasah itu

sendiri. Di era digital saat ini, kebutuhan akan sistem administrasi yang efektif, efisien, dan

berbasis teknologi semakin mendesak. Madrasah dituntut untuk mampu menyesuaikan diri

dengan perkembangan zaman agar dapat memberikan pelayanan yang prima dan modern.

Pelayanan administrasi di madrasah sebenarnya sangat penting untuk mendukung

kelancaran pendidikan. Namun, dalam praktiknya masih banyak masalah yang membuat layanan

ini belum berjalan maksimal. Banyak madrasah masih menggunakan cara manual, seperti

mencatat data siswa di buku induk atau arsip kertas. Cara ini membuat proses pelayanan jadi

kurang efektif, karena ketika data dibutuhkan, petugas harus mencari satu per satu di tumpukan

dokumen yang memakan waktu lama. Akibatnya, pelayanan seperti pembuatan surat keterangan,

kartu ujian, atau pembagian raport sering terlambat dan menimbulkan antrean panjang. Kondisi

ini tentu menyulitkan petugas administrasi sekaligus mengecewakan siswa dan orang tua yang

mengharapkan pelayanan cepat dan praktis. Jika madrasah tidak segera beralih ke sistem digital,

akan sulit bagi mereka untuk mengikuti kebutuhan masyarakat yang sekarang semakin menuntut

layanan yang modern dan transparan.

Sering kali informasi tentang syarat maupun alur layanan administrasi di madrasah tidak

disampaikan dengan jelas kepada siswa maupun orang tua. Misalnya, saat ingin mengurus surat

keterangan, pendaftaran ujian, atau dokumen lainnya, mereka tidak tahu harus menyiapkan apa

saja dan langkah-langkah apa yang perlu dilakukan. Akibatnya, banyak yang merasa

kebingungan, bahkan harus bolak-balik menanyakan prosedur karena tidak ada petunjuk yang

pasti. Hal ini membuat proses administrasi menjadi lambat, membuang waktu, dan menimbulkan

rasa kurang puas terhadap pelayanan yang diberikan. Jika informasi dapat disampaikan dengan

jelas sejak awal, baik melalui papan pengumuman, brosur, maupun sistem digital, tentu siswa

dan orang tua akan lebih mudah memahami alur pelayanan, sehingga proses administrasi

berjalan lebih cepat, tertib, dan efisien.

Saat ini masih banyak madrasah yang mengalami keterbatasan dalam hal sarana digital

untuk mendukung pelayanan administrasi. Perangkat dasar seperti komputer, printer, atau alat

pendukung lainnya jumlahnya masih sedikit, bahkan ada yang belum tersedia dengan baik.

Penggunaan aplikasi sistem administrasi modern juga belum merata, sehingga pencatatan dan

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

pengelolaan data siswa masih dilakukan secara manual. Ditambah lagi, jaringan internet di

beberapa daerah sering tidak stabil, sehingga memperlambat layanan, terutama saat dibutuhkan

integrasi data atau komunikasi secara online. Akibatnya, pelayanan administrasi yang

seharusnya bisa cepat, praktis, dan efisien justru menjadi lambat dan rawan kesalahan. Hal ini

membuat siswa maupun orang tua merasa kurang puas, sementara madrasah sendiri jadi

tertinggal dalam menerapkan sistem administrasi digital yang kini semakin dibutuhkan di era

modern.

Banyak madrasah masih mengalami keterbatasan sarana digital, seperti komputer, printer,

dan jaringan internet, sehingga pencatatan data siswa masih dilakukan secara manual. Kondisi

ini membuat pelayanan administrasi lambat, tidak efisien, dan rawan kesalahan. Permasalahan

tersebut juga berkaitan dengan lemahnya penerapan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

(SIM Pendidikan) di Indonesia. Penelitian yang dilakukan oleh (Suryadi & Setiawan, 2020)

menunjukkan bahwa kendala utama implementasi SIM di sekolah dan madrasah terletak pada

keterbatasan infrastruktur, kompetensi sumber daya manusia, serta budaya organisasi yang

belum mendukung. Hal senada juga diungkapkan oleh (Fitriani, 2021), yang menemukan bahwa

tanpa adanya fasilitas teknologi yang memadai dan peningkatan keterampilan tenaga

administrasi, lembaga pendidikan sulit beradaptasi dengan tuntutan digitalisasi. Bahkan laporan

kajian Kementerian Pendidikan tahun 2024 mengungkapkan bahwa masih banyak sekolah dan

madrasah di Indonesia yang belum memiliki laboratorium komputer, perangkat proyektor,

maupun akses internet yang stabil, sehingga transformasi digital dalam manajemen pendidikan

berjalan lambat. Berbagai temuan penelitian tersebut memperkuat bahwa persoalan keterbatasan

sarana digital dan lemahnya penerapan SIM bukan hanya masalah teknis di madrasah, melainkan

masalah struktural yang berdampak luas terhadap mutu layanan administrasi dan kepercayaan

masyarakat terhadap lembaga pendidikan.

2. Metode

Bagian Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif yang bertujuan

untuk memahami secara langsung bagaimana penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pendidikan berpengaruh terhadap kualitas pelayanan administrasi siswa di SMK

Muhammadiyah 3 Terpadu Pekanbaru. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan

observasi langsung ke sekolah, di mana peneliti melihat dan mencatat bagaimana proses

administrasi dijalankan. Selain observasi, data juga dikumpulkan melalui wawancara dengan

tenaga administrasi dan guru sebagai subjek penelitian, untuk mendapatkan informasi lebih

rinci mengenai pemahaman, pengalaman, dan hambatan yang mereka hadapi dalam

penggunaan SIM-Pendidikan. Melalui pengamatan dan wawancara tersebut, peneliti dapat

melihat secara nyata sejauh mana sistem informasi membantu mempercepat dan

mempermudah pelayanan kepada siswa.

Dalam penelitian ini, analisis data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian

data, dan penarikan kesimpulan. Proses reduksi data dilakukan dengan memilih dan

menyederhanakan informasi penting dari hasil observasi dan wawancara yang berkaitan

dengan penggunaan SIM. Selanjutnya, penyajian data dilakukan dalam bentuk uraian

deskriptif untuk menggambarkan kondisi nyata di lapangan mengenai implementasi SIM dan

pengaruhnya terhadap pelayanan administrasi. Tahap akhir berupa penarikan kesimpulan

dilakukan untuk memberikan gambaran utuh mengenai efektivitas penerapan SIM dalam

meningkatkan kualitas pelayanan administrasi siswa, serta faktor-faktor yang mendukung

maupun menghambat penggunaannya. Melalui tahapan tersebut, hasil temuan yang didapat

kemudian dijelaskan secara deskriptif untuk memberikan masukan agar pelayanan

administrasi di sekolah dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

3. Hasil dan Pembahasan

SMK muhammdiyah 3 Terpadu Pekanbaru merupakan sekolah yang sangat bergantung

kepada SIM dalam pengelolaan data siswa dan guru, maka diperlukan pemahaman yang

mendalam mengenai pengelolaan SIM.

A. Pemahaman terhadap Sistem Informasi Manajemen Pendidikan

SIM-Pendidikan merupakan kewajiban yang harus diterapkan oleh sekolah. SMK

Muhammadiyah 3 merupakan salah satu sekolah yang menerapkan SIM-Pendidikan dalam

pengelolaan administrasi serta proses pembelajaran berdasarkan hasil wawancara kepada tata

usaha dikatakan bahwa:

“pemahaman dapodik ini adalah sistem yang digunakan untuk mendata data siswa

dan guru. Karena dapodik ini adalah alur untuk data lengkap siswa maupun guru

itu supaya terdata sampai ke pusat atau kementerian sana. Jadi cara

pengelolaannya transparan kemudian akuntabel agar tidak ada keluhan, operator

berusaha agar tidak ada keluhan ke sekolah yang akan merugikan siswa maupun

guru. (Wawancara TU, 2025)”

Selanjutnya peneliti juga melakukan wawancara kepada guru mengenai pemahaman

guru terhadap SIM-Pendidikan, dalam wawancara tersebut guru mengatakan bahwa;

“pemahaman guru sejauh ini SIM-Pendidikan digunakan untuk pengisian raport,

cuma kalau dibilang sistem yang untuk di luar dari pada itu kami sudah punya,

kami menggunakan sistem yang berbayar yang digunakan pada saat ujian, itu

sudah kami coba pada semester kemarin, namanya aplikasi pijar. Tapi aplikasi

pijar ini servernya tidak di sini berbeda dengan e-raport yang dari pemerintah.

Karena aplikasi e-raport ini servernya di sekolah ini dan bisa diakses sama-sama

di sekolah ini. Untuk aplikasi pijar online itu sekolah menyewa aplikasi tersebut

yang digunakan oleh siswa pada saat melaksanakan ujian. Dalam Aplikasi pijar

ini juga absen, latihan dan ujian. (Wawancara Gr, 2025).”

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa sekolah telah

menerapkan SIM-Pendidikan dalam pengelolaan administrasi dan proses pembelajaran hal

tersebut sejalan dengan hasil observasi yang menunjukkan bahwa sekolah telah menerapkan

sebagian besar dari SIM-Pendidikan untuk pengelolaan data pendidikan seperti penggunaan

dapodik, pijar online, dan e-rapor.

Temuan di atas menjelaskan bahwa sekolah telah mengikuti perkembangan zaman pada

saat ini dan dapat memepermudah dalam pengelolaan dan menyebarkan informasi pendidikan

secara efisien dalam rangka mengambil keputusan di lingkungan sekolah. hal ini sejalan

dengan beberapa penelitian terdahulu, misalnya menurut (Abdullah, 2020) yang menjelaskan

bahwa SIM-Pendidikan bukan hanya alat bantu teknis, tetapi juga bagian dari sistem

manajerial yang menyatukan unsur manusia, prosedur, dan teknologi informasi dalam

pengelolaan data pendidikan. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIM-Pendidikan)

merupakan seperangkat prosedur dan teknologi yang dirancang untuk mengumpulkan,

mengelola, menyimpan, dan menyebarkan informasi pendidikan secara efisien dalam rangka

mendukung proses pengambilan keputusan di lingkungan sekolah. Melalui SIM, kegiatan

seperti pencatatan kehadiran, pengisian nilai, pengarsipan surat, hingga pelayanan

administrasi dapat dilakukan secara cepat, akurat, dan transparan.

Pada era digital, keberadaan SIM-Pendidikan menjadi kebutuhan mendasar bagi

lembaga pendidikan, termasuk di tingkat sekolah menengah kejuruan (SMK). Sekolah tidak

hanya berfungsi sebagai tempat transfer pengetahuan, tetapi juga sebagai institusi pelayanan

publik yang dituntut untuk memberikan layanan cepat dan efisien kepada siswa maupun

orang tua. Menurut hasil wawancara di SMK Muhamadiyah 3 menunjukkan bahwa sekolah

mulai menerapkan sistem informasi berbasis digital dalam beberapa aspek seperti

penggunaan e-Raport untuk pengolahan nilai dan Pijar Online untuk kegiatan ujian. Namun,

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

100

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

sistem internal sekolah seperti administrasi surat dan keuangan masih menggunakan format

manual melalui Microsoft Excel dan Google Drive. Hal ini menunjukkan bahwa transformasi

digital di sekolah tersebut masih berjalan secara bertahap.

Menurut (Wibowo & Pratama, 2021), implementasi SIM yang efektif memerlukan

beberapa syarat utama, yaitu adanya keterpaduan antar bagian, kemudahan akses, akurasi

data, serta kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi yang relevan dan tepat waktu.

Penerapan sistem informasi yang parsial misalnya hanya digunakan pada bagian akademik

saja belum cukup untuk mewujudkan efisiensi dan efektivitas secara menyeluruh. Dengan

demikian, sekolah perlu memperluas penerapan SIM agar mencakup seluruh bidang

administrasi, seperti surat-menyurat, kesiswaan, dan keuangan, sehingga seluruh proses dapat

terintegrasi secara digital dan menghasilkan pelayanan yang berkualitas.

Hasil penelitian (Kristanti & Putra, 2025) menunjukkan bahwa penerapan SIM di

sekolah terbukti mampu mengurangi beban administratif guru hingga 30% dan meningkatkan

akurasi data sebesar 50%. Dengan dukungan pelatihan dan infrastruktur yang memadai, SIM

dapat berfungsi tidak hanya sebagai alat pencatatan data, tetapi juga sebagai sistem kendali

mutu (quality control system) yang membantu kepala sekolah dalam memonitor kinerja guru

dan siswa secara real-time. Dalam konteks SMK, hal ini juga mendukung keterhubungan

antara sekolah dengan industri, terutama dalam proses pelaporan hasil praktik kerja lapangan

dan evaluasi kompetensi siswa.

Dari perspektif manajemen pendidikan, SIM tidak hanya berperan sebagai sistem

administratif, tetapi juga sebagai instrumen strategis yang membentuk budaya kerja berbasis

data (data-driven culture). (Dewi et al., 2024) menekankan bahwa keputusan kepala sekolah

yang didukung oleh data akurat dan mutakhir akan menghasilkan kebijakan yang lebih efektif

serta mampu meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya. Dalam praktiknya, budaya

data ini mendorong tenaga pendidik dan kependidikan untuk lebih disiplin dalam pelaporan,

dokumentasi, dan evaluasi capaian pembelajaran.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM-Pendidikan secara

menyeluruh akan mendorong transformasi digital lembaga pendidikan menuju sistem

manajemen yang lebih transparan, efisien, dan berbasis data. Keberhasilan implementasinya

sangat bergantung pada kesiapan SDM, dukungan kebijakan pimpinan, serta infrastruktur

teknologi yang memadai.

B. Pengaruh SIM terhadap Kualitas Pelayanan Administrasi Siswa

SIM memiliki pengaruh sangat besar terhadap kualitas pelayanan administrasi, dan

proses pembelajaran siswa, banyak pengaruh yang telah dirasakan para guru, murid, dan staf

administrasi sekolah SMK Muhammadiyah 3 selama penggunaan SIM-Pendidikan.

berdasarkan hasil wawancara kepada kepala sekolah dikatakan bahwa:

“SIM tentunya sangat berpengaruh terhadap pengelolaan data siswa karena kalau

sekiranya data dapodik tidak baik, tidak lancar, dan tidak bagus tentu terkendala

apalagi siswa ujian akhir itu melalui data dapodik, kalau data dapodik tidak

lengkap, tidak lancar otomatis siswa tidak terdaftar untuk ujian akhir. Jadi

bagaimanapun insyallah siswa dan guru merasakan pengaruh baik jadi terbantu.

Apalagi sekarang ini bagi guru-guru untuk akreditasi atau semacamnya itu

sekarang langsung dari data dapodik atau database. Jadi siswa maupun guru insya

Allah puas. (Wawancara TU, 2025)”

Selanjutnya peneliti juga melakukan wawancara kepada guru mengenai pengaruh SIM

terhadap guru, dalam wawancara tersebut guru mengatakan bahwa:

“kalau untuk aplikasi e-raport kami merasa puas pada saat menggunakan aplikasi

tersebut. Dan kalau untuk aplikasi pijar ini, karena kami pihak sekolah masih baru

menggunakannya jadi masih banyak adaptasi dalam menggunakan aplikasi pijar.

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

101

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

Sekolah baru satu minggu yang lalu menggunakan aplikasi pijar online ini. Jadi

masih perlu adaptasi (Wawancara Gr, 2025).”

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa sekolah sangat

begantung pada SIM baik dalam pendataan siswa maupun dalam penilaian guru terhadap

siswa. hal tersebut sejalan dengan hasil observasi yang menunjukkan bahwa dengan adanya

SIM para guru dan staf dapat memberikan respon cepat terhadap kebutuhan siwa dan orang

tua.

Temuan di atas menjelaskan bahwa sistem informasi manajemen memberikan pengaruh

besar pada sekolah baik dari sisi administrasi, pelayanan, pembelajaran, maupun manajemen.

Dapodik, e-raport, Pijar, dan sistem digital lainnya membuat sekolah lebih efisien, tertib,

transparan, dan memuaskan bagi seluruh warga sekolah. hal ini sejalan dengan beberapa

penelitian. Menurut (Kristanti & Putra, 2025), sekolah yang menerapkan sistem informasi

manajemen secara optimal dapat meningkatkan efisiensi pelayanan administrasi hingga 40

persen dibandingkan dengan sekolah yang masih menggunakan cara manual. Kualitas

pelayanan administrasi siswa yang baik merupakan indikator penting dalam menilai kinerja

lembaga pendidikan. Pelayanan yang baik tidak hanya mencakup kecepatan dalam

memberikan layanan, tetapi juga ketepatan, transparansi, serta kepuasan pengguna terhadap

proses yang dilakukan. Penerapan SIM-Pendidikan memiliki pengaruh signifikan terhadap

kualitas pelayanan ini karena mampu merampingkan alur kerja administrasi, mengurangi

redundansi data, dan mempercepat akses informasi.

Dalam konteks SMK Muhammadiyah 3, penggunaan aplikasi e-Raport terbukti

memberikan dampak positif pada kecepatan proses pengisian nilai dan pembuatan laporan

hasil belajar. Sebelumnya, guru harus melakukan pencatatan nilai secara manual dan

menyerahkannya kepada bagian administrasi untuk direkap kembali. Kini, dengan sistem

digital, data dapat diinput langsung ke dalam aplikasi dan secara otomatis tersimpan serta

dapat diakses oleh pihak sekolah. Hal ini tidak hanya mempercepat proses kerja, tetapi juga

mengurangi risiko kesalahan input data. Sementara itu, Pijar Online yang digunakan untuk

ujian dan absensi siswa turut mendukung aspek efisiensi dan akurasi.

Hasil wawancara juga mengungkap bahwa tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi

e-Raport relatif tinggi karena kemudahannya dalam digunakan dan kestabilan sistemnya.

Namun, penggunaan aplikasi Pijar Online masih menghadapi kendala adaptasi karena baru

diterapkan dalam waktu singkat. Hal ini sejalan dengan penelitian (Malik et al., 2024) yang

menyatakan bahwa keberhasilan implementasi SIM bergantung pada tingkat kesiapan sumber

daya manusia serta pengalaman pengguna dalam mengoperasikan sistem. Dengan demikian,

semakin baik kemampuan pengguna dalam mengelola SIM, semakin tinggi pula kualitas

pelayanan administrasi yang dapat diberikan kepada siswa.

Hasil observasi di SMK Muhammadiyah 3 memperlihatkan bahwa penggunaan sistem

informasi secara bertahap telah meningkatkan efektivitas pelayanan administratif, terutama

dalam hal pengolahan data siswa. Sekolah kini dapat menyajikan data nilai, kehadiran, dan

hasil ujian dengan lebih cepat kepada siswa maupun orang tua. Dalam wawancara, petugas

administrasi menyebutkan bahwa sistem digital membantu mereka menghemat waktu dalam

pencarian data dan mempercepat pembuatan dokumen resmi seperti rekap nilai dan surat

keterangan. Kondisi ini menunjukkan bahwa penerapan SIM memberikan manfaat nyata

dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di lingkungan sekolah.

Penelitian (Dewi et al., 2024) juga memperkuat temuan ini dengan menegaskan bahwa

SIM berperan langsung terhadap peningkatan layanan administrasi karena sistem digital

mampu mengurangi beban kerja administratif dan meningkatkan akurasi data. Selain itu,

sistem informasi memungkinkan data disimpan dengan aman serta mudah ditelusuri kembali

bila diperlukan, sehingga memperkuat transparansi dalam layanan publik pendidikan.

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

102

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

Selain meningkatkan efisiensi, penerapan SIM juga berpengaruh terhadap kepuasan

siswa dan orang tua. Penelitian (Hasan & Arisyahidin, 2024) menunjukkan bahwa tingkat

kepuasan siswa meningkat signifikan di sekolah yang menerapkan sistem digital karena

pelayanan menjadi lebih cepat dan transparan. Melalui sistem seperti e-Raport, siswa dapat

mengakses hasil belajar secara langsung tanpa harus menunggu rekap manual dari guru atau

administrasi, yang sebelumnya memakan waktu cukup lama.

Menurut Gea et al., (2022) menegaskan pentingnya pelibatan seluruh unsur sekolah

guru, siswa, dan staf administrasi dalam penerapan sistem informasi agar hasilnya optimal.

Partisipasi aktif pengguna membantu proses adaptasi teknologi dan mengurangi resistensi

terhadap sistem baru. Dalam konteks SMK Muhammadiyah 3, partisipasi guru dalam

penggunaan e-Raport menjadi faktor penting yang menjaga keberlanjutan sistem digital di

sekolah.

Dari sisi manajerial, (Shobri, 2024) menekankan bahwa SIM memiliki peran penting

dalam meningkatkan transparansi dan akuntabilitas lembaga pendidikan. Sistem digital

memungkinkan setiap aktivitas administrasi terekam secara otomatis (audit trail), sehingga

dapat ditelusuri kembali jika diperlukan. Transparansi ini menumbuhkan kepercayaan siswa,

orang tua, dan masyarakat terhadap profesionalisme sekolah. Dalam kasus SMK

Muhammadiyah 3, walaupun masih dalam tahap awal, penerapan e-Raport dan Pijar Online

menunjukkan arah positif menuju sistem administrasi yang transparan dan akuntabel.

Secara keseluruhan, hasil observasi dan wawancara di SMK Muhammadiyah 3

menunjukkan bahwa penerapan SIM-Pendidikan memberikan dampak positif yang signifikan

terhadap kualitas pelayanan administrasi siswa. Sistem seperti e-Raport dan Pijar Online telah

membantu menciptakan pelayanan yang cepat, akurat, dan transparan. Penggunaan sistem

digital juga mengurangi kesalahan input data, mempercepat penyajian informasi, serta

meningkatkan kepuasan pengguna layanan. Meski demikian, tantangan tetap ada, terutama

dalam hal stabilitas jaringan dan literasi digital staf administrasi.

Dengan memperkuat dukungan manajerial, menyediakan pelatihan teknologi, serta

meningkatkan infrastruktur jaringan, sekolah dapat memaksimalkan potensi SIM sebagai

fondasi pelayanan administrasi yang efisien, akuntabel, dan berorientasi pada kepuasan siswa.

Oleh karena itu, penerapan SIM di SMK Muhammadiyah 3 dapat disimpulkan sebagai

langkah strategis menuju transformasi digital sekolah yang modern dan berkelanjutan.

C.Faktor-Faktor yang Pendukung atau Menghambat Pengelolaan SIM

Ada beberapa faktor pendukung dan penghambat dalam pengelolaan SIM di SMK

Muhammadiyah 3. SMK Muhammadiyah 3 merupakan salah satu sekolah yang merasakan

adanya faktor pendukung dan penghambat SIM dalam pengelolaannya. berdasarkan hasil

wawancara kepada staf administrasi dikatakan bahwa:

“Masalah yang ada pada siswa biasanya itu adalah data yang kurang valid yang

tamat dari sekolah kota dan dari desa, kampung, itu kan kadang-kadang data

siswanya itu tidak valid, jadi di situlah operator sekolah berusaha bagaimana data

itu bisa valid, kalaupun ada kendala itu bisa diatasi. Itulah fungsi operator

sekolah, data dapodik itulah data siswa yang dari sekolah dan akan dikirim ke

pusat yang dikelola oleh pusat kemudian diturun ke bawah nanti untuk menjadi

data-data ijazah untuk ujian akhirnya. jadi bagaimanapun sulitnya tetap harus

diselesaikan oleh operator sekolah. jadi kendala itu tetap ada akan tetapi insya

Allah tetap ada penyelesaiannya. (Wawancara TU, 2025)”

Selanjutnya peneliti juga melakukan wawancara kepada guru mengenai faktor

penghambat dan pendukung terhadap SIM pendidikan, dalam wawancara tersebut guru

mengatakan bahwa;

“dipakai sejak pemerintah meliris aplikasi e-raport sekolah ini langsung memakai

aplikasi e-raport tersebut” (Wawancara Gr, 2025).

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

103

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa Faktor pendukung

utama SIM di sekolah adalah adanya sistem pemerintah, operator yang kompeten, SOP yang

jelas, dan sikap responsif sekolah. Sementara faktor penghambat terbesar meliputi jaringan

yang tidak stabil, data tidak valid, adaptasi aplikasi baru, dan masih banyak layanan yang

bersifat manual. hal tersebut sejalan dengan hasil observasi yang menunjukkan bahwa

terdapat perangkat komputer dan laptop diruang guru atau TU untuk operasional e-Rapor.

Temuan di atas menjelaskan bahwa SMK Muhammadiyah 3 memiliki beberapa

penghambat dan pendukung dalam pengelolan SIM . hal ini sejalan dengan penelitian

terdahulu. Misalnya (Fattah, 2019) menegaskan bahwa keberhasilan sistem informasi dalam

lingkungan pendidikan sangat bergantung pada tiga pilar utama, yaitu kesiapan infrastruktur

teknologi, kompetensi sumber daya manusia, dan dukungan manajerial. Ketiga faktor ini

saling berkaitan dan membentuk fondasi penting dalam mengoptimalkan fungsi sistem

informasi manajemen pendidikan (SIM-Pendidikan) di sekolah.

Faktor pendukung pertama adalah kesiapan infrastruktur teknologi informasi.

Infrastruktur yang kuat meliputi ketersediaan perangkat keras seperti komputer dan server,

koneksi internet yang stabil, perangkat lunak yang sesuai, serta sistem keamanan data yang

baik. Sekolah dengan jaringan internet yang stabil, perangkat komputer memadai, dan

dukungan perangkat lunak yang sesuai akan lebih mudah menerapkan sistem informasi secara

efektif. Sebaliknya, di SMK Muhammadiyah 3 misalnya, kendala jaringan internet yang tidak

stabil menjadi hambatan utama dalam pengisian data ke dalam sistem. Gangguan koneksi

sering menyebabkan keterlambatan akses bahkan memaksa petugas administrasi kembali

menggunakan cara manual. Kondisi ini menunjukkan bahwa infrastruktur yang lemah dapat

menurunkan efektivitas penggunaan SIM dan menghambat proses digitalisasi data sekolah.

Penelitian oleh Rifad juga menegaskan bahwa ketersediaan perangkat keras dan dukungan

jaringan berbanding lurus dengan efektivitas pelaksanaan SIM di lembaga pendidikan. Dalam

konteks ini, peningkatan kualitas infrastruktur teknologi menjadi langkah prioritas untuk

menjamin keberlanjutan dan kehandalan sistem informasi di sekolah (Moh Rifad, 2022).

Faktor kedua adalah kompetensi sumber daya manusia (SDM) yang menjadi kunci

utama keberhasilan penerapan SIM. Kompetensi SDM tidak hanya mencakup kemampuan

teknis dalam mengoperasikan sistem, tetapi juga kesediaan dan sikap adaptif terhadap

perubahan digital. Berdasarkan hasil wawancara, sebagian besar guru di SMK

Muhammadiyah 3 telah terbiasa menggunakan e-Rapor, namun masih memerlukan pelatihan

lanjutan untuk sistem lain seperti Pijar Online. Hal ini sejalan dengan pendapat (Wibowo &

Pratama, 2021) yang menyatakan bahwa literasi digital tenaga pendidik dan administrasi

berbanding lurus dengan efektivitas sistem informasi di sekolah. Temuan ini diperkuat oleh

penelitian oleh (Novitasari & Fauziddin, 2022) dalam Jurnal Obsesi, yang menunjukkan

bahwa rendahnya literasi digital guru menjadi salah satu penghambat utama transformasi

digital di dunia pendidikan, karena guru belum terbiasa dengan aplikasi manajemen data

sekolah secara daring. Oleh karena itu, peningkatan kompetensi SDM melalui pelatihan dan

pendampingan digital merupakan strategi krusial dalam memaksimalkan penerapan SIM-

Pendidikan.

Faktor ketiga adalah dukungan manajerial dan kebijakan internal sekolah.

Kepemimpinan kepala sekolah yang bersifat partisipatif, visioner, dan terbuka terhadap

inovasi digital sangat menentukan keberhasilan implementasi sistem informasi. Kepala

sekolah berperan penting dalam menanamkan budaya digital, menyediakan pelatihan, serta

mengarahkan guru dan tenaga kependidikan agar dapat beradaptasi dengan sistem baru.

(Malik et al., 2024) menambahkan bahwa resistensi terhadap perubahan dari pengguna lama

sering kali menjadi penghambat dalam penerapan SIM, terutama di sekolah yang telah lama

menggunakan metode manual. Karena itu, kepala sekolah harus menerapkan strategi

manajemen perubahan (change management) yang efektif dengan melibatkan seluruh elemen

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

104

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

sekolah secara partisipatif. Penelitian oleh (Siswanto et al., 2024) juga menegaskan bahwa

keberhasilan digitalisasi manajemen pendidikan sangat ditentukan oleh gaya kepemimpinan

yang mampu membangun budaya inovasi, mengomunikasikan visi digital, dan mengurangi

resistensi internal. Dukungan kebijakan internal seperti pemberian insentif bagi tenaga

administrasi berprestasi dan pelatihan rutin juga menjadi langkah penting untuk memperkuat

keberlanjutan penerapan sistem.

Selain tiga pilar utama yang dikemukakan oleh Fattah yakni kesiapan infrastruktur

teknologi, kompetensi sumber daya manusia, dan dukungan manajerial sejumlah penelitian

lain juga mengidentifikasi berbagai faktor yang dapat menghambat keberhasilan penerapan

Sistem Informasi Manajemen (SIM) di lingkungan pendidikan.

Salah satu hambatan berkaitan dengan keuangan, (Wiswandewi et al., 2023)

mengungkapkan bahwa keterbatasan dana operasional sekolah sering menjadi penghalang

utama dalam implementasi sistem informasi manajemen. Banyak sekolah, khususnya yang

hanya mengandalkan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS), belum mampu membeli

perangkat keras tambahan, memperbarui lisensi perangkat lunak, atau mengadakan pelatihan

bagi tenaga kependidikan. Rendahnya kesejahteraan guru honorer juga berdampak pada

motivasi dan partisipasi mereka dalam mengadopsi teknologi digital. Hal ini menunjukkan

bahwa faktor ekonomi memiliki pengaruh signifikan terhadap keberhasilan penerapan SIM,

karena tanpa dukungan anggaran yang memadai, inovasi digital sulit diwujudkan.

Dengan demikian, faktor penghambat penerapan SIM tidak hanya berkutat pada aspek

infrastruktur, SDM, dan manajerial, tetapi juga mencakup keterbatasan dana. Berbagai

penelitian tersebut menunjukkan bahwa keberhasilan SIM-Pendidikan sangat bergantung

pada kemampuan sekolah untuk mengelola hambatan melalui pelatihan berkelanjutan,

perbaikan sistem teknis, dan kebijakan manajerial yang adaptif. Sekolah yang mampu

menyeimbangkan ketiga pilar utama dengan faktor pendukung lainnya akan lebih mudah

mencapai efektivitas dalam pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas

layanan pendidikan.

D. Implikasi SIM terhadap Kualitas Pelayanan Administrasi di SMK Muhammadiyah 3

Penerapan SIM di SMK Muhammadiyah 3 memiliki sejumlah implikasi positif

terhadap kualitas pelayanan administrasi. berdasarkan hasil wawancara kepada staf

administrasi dikatakan bahwa:

“Penerapan (SIM) di SMK Muhammadiyah 3 sangat membantu meningkatkan

kualitas pelayanan administrasi sekolah. Dengan adanya sistem digital seperti

DAPODIK, e-Raport, dan Pijar Online, proses pengolahan data siswa jadi lebih

cepat, dan mudah diakses, sehingga pelayanan administrasi itu tidak lambat

seperti ketika masih dilakukan dengan manual. Data siswa tersimpan dengan

aman dan rapi, risiko kesalahan dapat diminimalkan, juga guru, siswa, dan orang

tua bisa mendapatkan informasi dengan jelas dan tepat waktu. Selain membuat

layanan lebih efisien dan transparan, SIM juga memudahkan kepala sekolah untuk

mengambil keputusan karena data tersedia secara nyata. Walaupun masih ada

kendala seperti jaringan internet yang belum stabil dan proses adaptasi dengan

sistem baru, secara keseluruhan SIM telah memberikan dampak positif untuk

pelayanan sekolah dan meningkatkan kepuasan siswa maupun orang tua.

(Wawancara TU, 2025)”

Selanjutnya peneliti juga melakukan wawancara kepada guru mengenai implikasi SIM

pendidikan terhadap Kualitas Pelayanan Administrasi di SMK Muhammadiyah 3, dalam

wawancara tersebut guru mengatakan bahwa;

“Sebagai guru, saya merasakan penerapan Sistem Informasi Manajemen di SMK

Muhammadiyah 3 sangat membantu pekerjaan kami sehari-hari. Dengan adanya

e-Raport dan Pijar Online, pengisian nilai dan pelaksanaan ujian jadi lebih cepat

Academy of Social Science and Global Citizenship Journal

Vol. 5, No. 2, Desember 2025, page: 98-108

105

Ahmad Anshori et.al (Pengaruh Sistem Informasi Manajemen....)

dan teratur, tidak perlu lagi rekap manual yang memakan waktu dan rawan salah.

Data siswa bisa langsung tersimpan dan terlihat jelas, jadi ketika orang tua atau

siswa butuh informasi, kami bisa langsung menyampaikan tanpa ribet mencari

arsip seperti dulu (Wawancara Gr, 2025).”

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM di SMK

Muhammadiyah 3 terbukti meningkatkan kualitas pelayanan administrasi. Sistem digital

seperti DAPODIK, e-Raport, dan Pijar Online membuat pengolahan data lebih cepat, akurat,

dan mudah diakses, sehingga layanan menjadi efisien dan transparan. Guru juga terbantu

dalam pengisian nilai dan penyampaian informasi kepada siswa maupun orang tua. Meski

masih ada kendala seperti jaringan internet dan adaptasi sistem, secara keseluruhan SIM

memberikan dampak positif dan meningkatkan kepuasan layanan di sekolah.

Temuan ini sejalan dengan penelitian terdahulu, yang menunjukkan bahwa SIM mampu

mempercepat proses administrasi, meningkatkan akurasi data, mendukung transparansi, serta

membantu pengambilan keputusan berbasis data. (Fitriani, 2021) menemukan bahwa SIM

meningkatkan kecepatan dan ketepatan pelayanan administrasi sekolah, sedangkan (Suryadi

& Setiawan, 2020) menegaskan bahwa SIM dapat meningkatkan kepuasan siswa dan orang

tua melalui layanan berbasis digital. Dengan kesesuaian temuan tersebut, pembahasan

selanjutnya adalah mengidentifikasi faktor-faktor pendukung keberhasilan penerapan SIM di

SMK Muhammadiyah 3.